إعدادات أونكس ERP
مهام مخصصة لتكييف خيارات استخدام أنظمة ONYX ERP بالسياسات العامة للمنشأة واللوائح المنظمة لإجراءات العمل والمبادئ المهنية كبنية أساسية لطبيعة المنشأة في عملها الحالي واحتياجاتها المستقبلية، وهي مدخلات عامة تعبرعن هوية المنشأة لتحديد طريقة الأعمال التي تنجزها وتؤثر على مختلف أنظمة أونكس ERP في عملياته وفي نتائجه.
أهم مميزات الإعدادات:
-
تعريف معلومات المنشأة وبياناتها الأساسية وترميز الهياكل وتهيئة وتفعيل ميزات مختلف الأنظمة المرخصة برمجيًا.
-
ترميز هياكل المنشأة بتقسيماتها ومستوياتها ووظائفها كالهيكل الإداري والهيكل الجغرافي وغيرها، وترميز بيانات العاملين الشخصية والوظيفية وغيرها.
-
تهيئة العملات والفترة المالية المناسبة لطبيعة نشاط المنشأة وتحديد بداية ونهاية الفترة المالية (شهرية، ...).
-
تعريف البيانات الأساسية المشتركة لمجموعة أنظمة ONYX ERP كالدليل المحاسبي والأدلة الفرعية (مراكز تكلفة، مشاريع، أنشطة، ...).
-
إعداد قوائم الدليل المحاسبي بمختلف مستوياتها وتصنيفاتها مع ربط كل حساب بالتقرير الختامي كقائمة المركز المالي وقائمة الدخل.
-
تحديد الحسابات الوسيطة المستخدمة في القيود المحاسبية الآلية (فروق العملة، أوراق الدفع، أوراق القبض، وسيط إضافة الأصول أو استبعادها، ...).
أهم وظائف الإعدادات:
-
استيعاب إعدادات الأنشطة بمستوياتها في كل تفاصيل الأعمال في المنشأة بما يحقق الأداء المطلوب في العمليات وفي المخرجات.
-
ارتباط الحسابات بالوظيفة التي تؤديها حسب تصنيفها كـالصناديق والبنوك والعملاء والموردين وذمم الموظفين والاعتمادات المستندية وغيرها.
-
تحقيق الترابط بين الدليل المحاسبي والأدلة الفرعية والتحليل المالي.
-
تخصيص وظائف القطاعات والأنشطة والعاملين حسب الهيكل المؤسسي للمنشأة.
-
سهولة تخطيط إجراءات العمل وتنفيذ رؤية المنشأة ولوائحها والعمل حسب ما تم إعداده، وسهولة استدعاء المدخلات لاستخدامها في مختلف أنشطة المجموعة.
إدارة أونكس ERP
التحكم بدورة العمل التنظيمية في المنشأة التي تشترك فيها مجموعة أنظمة ONYX ERP لإدارة أساليب إدخال العمليات وصيغة ظهور المخرجات ورقابة المستخدمين وتقييم أدائهم.
أهم وظائف إدارة أونكس ERP
-
إجراء النسخ الاحتياطي وحفظ بيانات المنشأة بإجراءات أمان عالية، وإمكانية جدولة عملية النسخ الاحتياطي سحابياً خارج شبكة العمل.
-
إدارة الرقابة على كل عمليات الانظمة في المنشأة وتعدد مستويات اعتماد طلبات الوثائق لتطبيق إجراءات الدورة المستندية المتبعة.
-
إغـلاق الفتـرة المـالـيـة المعـتـمـدة وإجـراء المعـالجـات اللازمة لفتح سـنة جـديـدة ونقل أرصـدة الحسـابـات والمخـزون والأصول والموارد البشرية وغـيرها من الأرصـدة في نهـايـة السـنـة السابقة إلى بداية السنة الجـديـدة.
-
تعريف المستخدمين وتصنيفهم في مجموعات وإدارة صلاحياتهم وفق الهيكل التنظيمي في المنشأة بالعمليات المتعلقة بمهام وظائفهم.
-
الرقابة على المستخدمين ومتابعة أدائهم وتأمين البيانات وضمان الثقة في أمن المعلومات.
-
فتح الوحدة المحاسبية الجديدة للأنشطة الجديدة التي تستثمر فيها المنشأة وفق الترخيص الممنوح لها والخاص بذلك.
-
تحديد خيارات تنبيهات مختلف العمليات وصلاحية ظهورها للمستخدمين وظهور الشاشات المفضلة.
-
إدارة إجراءات الإقفالات السنوية والشهرية، وإجراءات التوقيفات حسب الفترة أو المستخدم أو الشاشة.
-
إجراء المعالجات المحاسبية لفروق العملات والأرباح والخسائر ولمختلف التأثيرات المحاسبية اللازمة، والوصول للنتيجة النهائية للمنشاة من ربح أو خسارة في نهاية أي فترة مالية.
أهم مميزات إدارة أونكس ERP:
-
سهولة نقل التهيئة والمدخلات بين الوحدات المحاسبية وللفترة المحاسبية الجديدة، وسهولة تهيئة المستخدمين بإمكانية نسخ صلاحيات مستخدم أو مجموعة ضمن هيكل الإدارة.
-
تنظيم أداء المستخدمين لعملياتهم، وقياس أدائهم لمهامهم بتقارير جدولية أو بيانية.
-
ضبط خيارات تنبيهات عمليات النظام وأولوياتها وتحديد صلاحية ظهورها للمستخدمين.
-
التحكم باستخدام أونكس برو في أوقات العمل المعتمدة، وإنجاز الموظفين للعمليات في أوقاتها وتوقيف مستخدم أو فرع وفق إجراءات معتمدة.
-
جدولة عملية النسخ الاحتياطي والاحتفاظ بها وإمكانية استرجاعها في أي وقت.
-
الحصول على تقارير تفصيلية لرقابة مدخلات ومخرجات المستخدمين وكل عملياتهم
أدوات مساعدة لأونكس ERP
بيئة العمل المهنية و الشخصية لمستخدم أنظمة أونكس ERP تساعده في إنجاز مهامه بوسائل تقنية إضافية وإجراءات سريعة.
ويتم ذلك من خلال خدمات الرسائل والمساعدة والتعليمات.
خدمات الرسائل
لإرسال إشعارات حركة مالية لعملاء أو أرصدة حسابات لمسئولي الإدارة العليا لتكون علاقاتهم بأداء المنشأة أولاً بأول، ويتم الإرسال برسائل الـ SMS أو البريد الإلكتروني آلياً بعد تهيئة وإعداد معلومات الرسائل والتنبيهات ووسائل الإرسال والمستلمين لها، وأهم فوائد تلك الرسائل:
-
الوصول الآني لإشعارات الحركة لذوي العلاقة والاهتمام.
-
الحصول على المعلومات المطلوبة بدون تسجيل دخول في النظام.
-
تقديم أرصدة الحسابات بعد كل حركة تتم في مختلف العمليات.
-
إرسال رسائل توضيحية أو ملاحظات بطريقة فردية أو جماعية.
المساعـدة والتعليمات:
جزء من بيئة العمل المكتبي لمستخدم أونكس ERP لتحقيق جودة العمل وتسهيل الوصول السريع لأدوات العمل اللازمة في الوقت المناسب وضبط إدارة المهام وتكامل الخبرات في إطار فريق العمل.
وأهم فوائد ذلك:
-
سرعة الوصول للحسابات المفضلة وهي حسابات مختارة من الدليل المحاسبي يتم استخدامها بصورة متكررة.
-
تسهيل التواصل الآمن والسريع بين المستخدمين بالرسائل الداخلية.
-
الإطلاع بسهولة على معلومات المساعدة Help لأي شاشة من شاشات أونكس برو.
-
تصميم جدول مهام يومية للمستخدم وتنبيهه بالمهام المقرر تنفيذها.
-
حفظ بيانات الاتصال لجهات وشخصيات تحتاج المؤسسة للتعامل معهم بدفتر عناوين سهل الاستخدام.
تدريب المستخدمين:
مرحلة مهمة وضرورية لمستخدمي أنظمة أونكس برو لمنحهم معرفة كافية بوظائف الأنظمة التي سيستخدمونها ومهارات تحقيق أفضل استفادة منها، ويقدم التدريب بثلاثة طرق:
-
حضور برنامج تدريبي في أقرب فرع للعميل يدرس فيها المستخدم 20 ساعة تدريبية في المتوسط لما يجب أن يتعلمه في أنظمة أونكس برو، وفق الصلاحيات التي ستمنح له لتنفيذ مهامه الوظيفية، ويتم التدريب في معامل عالية التجهيز وبواسطة مدربي أونكس برو المحترفين.
-
التدريب في مقر العميل، ويتم من خلال خدمة تنفيذ أنظمة أونكس برو، ويمكن التعرف على تفاصيلها من الرابط التالي: تنفيذ الأنظمة
-
التدريب المستمر بتزويد العميل بالمعلومات والمهارات اللازمة لتحسين أدائه عند تقديم الدعم الفني، ويمكن التعرف على تفاصيلها من الرابط: خدمة الدعم الفني
منهجية تدريب أنظمة أونكس ERP:
-
يعتبر كل نظام من أنظمة أونكس ERP وحدة موضوعية ومعلوماتية مستقلة تقدم للمتدربين في جلسات تدريب مستقلة أو ضمن برنامج تدريبي لعدد من الأنظمة، مثل الأنظمة المالية، أو أنظمة الموارد البشرية، أو غيرها، ...وهكذا.
-
لكل برنامج تدريبي خطة تدريب تحتوي على العناصر الكاملة لتخطيط التدريب على مستوى كل موضوع فيها، مثل: الهدف، التمهيد، والخطوات المرحلية، الوسيلة المستخدمة، المشاركة، الزمن المحدد، أدوات قياس استفادة المتدربين.
-
كل جلسة تدريبية تحتوي لموضوعها ثلاثة أجزاء: النظري والعملي والتطبيقي، بحيث يكتسب المتدرب المعرفة والمهارة اللازمة في موضوع التدريب.
-
تحفيز المتدربين من خلال أسلوب التدريب والأداء التشاركي أثناء التدريب على التعلم الذاتي واستخدام التعليمات المتوفرة في النظام والموارد المعرفية الأخرى.
-
يتطلب حصول المتدرب على وثيقة إنهاء برنامج تدريبي لمستخدمي أنظمة أونكس ERP وإجازة الانتقال لمهامهم في أنظمة أونكس في مقر العمل، تحقيق حضور 80% من زمن البرنامج التدريبي، ونسبة مشاركة لا تقل عن 50% في أنشطة الجلسات التدريبية، وتجاوز اختبار البرنامج التدريبي بمستوى لا يقل عن 70% بقسميه النظري والعملي.
آلية تنفيذ التدريب:
-
ينفذ البرنامج التدريبي لعدد من المتدربين خلال فترة زمنية يحددها مركز تدريب أنظمة أونكس ERP في منطقة العميل، ويحصل المتدرب على نسخة إلكترونية من المادة التدريبية.
-
يخضع تنفيذ البرنامج التدريبي لإجراءات ضبط يومي تتعلق بالتزام المتدربين بالحضور والمشاركة في أنشطة التدريب.
-
يحق لكل متدرب الحصول على شهادة إنهاء موضوعات برنامج تدريبي وفق البند الخامس من منهجية تدريب أنظمة أونكس ERP.
-
عند شراء العميل أنظمة أونكس ERP يتضمن العقد تدريب العدد المتفق عليه من كوادر العميل.
-
يحرر العميل طلباً بتدريب موظفيه لفرع أو وكيل منطقته يحتوي البيانات اللازمة عن المرشحين للتدريب وفق النموذج المعتمد لذلك في برامج تدريب أنظمة أونكس .
-
منسق تدريب أنظمة أونكس ERP يتولى الترتيب مع المتدربين والعميل حول زمن التدريب ومكوناته ومتطلباته ومتابعة تنفيذ البرنامج التدريبي مع موظفي العميل.